Secrétaire – Assistante administrative

Description De La Fonction

SOS EXPRESS recrute une secrétaire administrative

Positionnement:
Rattaché hiérarchiquement au Directeur de résidence services et, par délégation, à l’Adjoint de Direction et au Responsable accueil.

Mission générale:
Secrétariat, ainsi que l’accueil physique & téléphonique

Missions exercées:
Missions de secrétariat:
• Gestion du courrier (arrivée/départ) et distribution
• Secrétariat administratif et commercial
• Rédaction et actualisation de divers documents, notamment fichiers, affiches, notes, cahiers « Qualité »

Missions d’accueil:
• Accueil, renseignement, orientation des personnes
• Réponse au téléphone et rédaction de courriers, transmission des messages
• Distribution de la documentation
• Communication et suivi avec les différents départements
• Faire le suivi des notes dans Microsoft Teams
• Répondre aux mails et transférer les mails vers le bon département
• Contrôle et suivi du passage
• Vérification de l’identité des visiteurs le cas échéant
• Passation des consignes et des différentes tâches du jour entre les différents shifts
• Clôture et contrôle du listing des ventes quotidiennes
• Vérifier, corriger, faire le suivi des différentes réservations
• S’assurer que les acomptes des séjours soient reçus et enregistré dans le système
• Prise de rendez-vous auprès des différents prestataires
• Rédiger et mise à jour des indisponibilités
• Savoir enregistrer les différentes ventes extra pour un client interne et externe• Facture:
• Générer les factures
• Générer les acomptes
• Savoir lire une facture et l’imprimer
• Encaisser la facture

Description du profil

Qualité:
• Disponibilité et prévenance
• Organisation et gestion des urgences
• Connaissance et compréhension de la politique qualité SOS EXPRESS et des objectifs liés
• Enregistrement des réclamations clients et gestion d’une plainte booking.com
• Mise en œuvre d’actions correctives
• Connaissance des objectifs d’amélioration fixés par le Directeur de la résidence et participation à la réalisation des plans d’actions
• Respect des règles de gestion documentaire
• Disponibilité à son poste de travail des documents de référence à jour
• Mise en œuvre des questionnaires d’évaluation des prestataires
• Présentation irréprochable
• En cas de nécessité de service, intervention et aide aux collègues des autres services de l’établissement dans l’accomplissement de leurs missions.
Appréciation de la performance dans la fonction:
• Maîtrise des techniques de réception d’accueil.
• Capacité de gestion des appels téléphonique
• Maîtrise des outils d’information et de communication au service de la clientèle.
• Connaissance et respect des procédures liées à l’établissement.
• Sens du service et qualité de la relation avec les clients et collaborateurs.
• Respect des fondamentaux du métier et des règles qualité.
• Capacité d’adaptation et d’innovation. Avantages du poste

• Maitrise de la suite office : Word, Excel, Outlook, Powerpoint

Candidature ?

Pour postuler: Envoyer cv + lettre de motivation par email à Monsieur Saïd Ibozrar à job∂sos-express.com